Végre megjelennek az új költségvetési ciklus pályázati kiírásai. Az adminisztrációs terhekre és nehézségekre azonban rögtön a legelején gondolni kell.
Elindultak a következő pályázati ciklus, a Széchenyi 2020 kiírásai, aktuálissá vált a pályázatok beadása, megírása. Pályázók ezrei kezdik böngészni a kiírásokat, keresik a lehetőségeket, bogarásszák a pályázati útmutatókat.
Adminisztrációs nehézségek
Fontos azonban, hogy már a pályázati anyagok benyújtása előtt gondoljunk a pályázati adminisztrációra is, komoly gondokat okozhat ugyanis, ha egy vállalkozás nincs felkészülve az elszámolás kihívásaira. Egy célszoftver viszont nagy segítséget jelenthet a pályázat adatainak feldolgozásakor.
Már a tervezéskor
„Bár az elszámolás csak a pályázatok megnyerése és azok megvalósítását követően válik aktuálissá, mi már a tervezés időszakában szeretnénk kapcsolatba kerülni a leendő nyertesekkel” - mondja Török Tibor a ProAnt nevű pályázati adminisztrációs szoftvert kifejlesztő cég vezetője.
Excel helyett célszoftvert
„Azt tapasztaltuk ugyanis, hogy sokszor nehézkessé válik a pályázati források átcsoportosítása, mikor a nyertesek át szeretnének állni a "kézi", vagy excel alapú elszámolásról a mi rendszerünkre. Ezért azt javasoljuk a pályázóknak, hogy már a tervezés időszakában gondoljanak az elszámolásra, ezért tervezzék be a megfelelő költséghelyekre a ProAntot, így plusz költségteher nélkül vehetik igénybe a legmodernebb elszámolási rendszert, így majd a pályázati adminisztráció is sokkal gördülékenyebben zajlik már az első pillanatoktól.”
Kiemelt referenciák
Szintén a ProAnt rendszert használja a Magyar Kereskedelmi és Iparkamara is, egy kiemelt pályázatában, ahol az összes területi kamara (szám szerint 23), mint alegység (konzorciumi partner) használja egy időben a szoftvert.
Pár kattintással
Sonkolyné Varga Emília, a kamarai projekt pénzügyi vezetőjének elmondása szerint több fronton is kihasználják a szoftver nyújtotta előnyöket: mivel 23 konzorciumi partner van a pályázatban, pénzügyi vezetőként naprakészen látja az egyes egységek költségeit, pár kattintással figyelemmel kísérheti, hogyan állnak a kifizetési kérelmek. Előre tud szólni, ha valamiben lemaradás van és a partnerek is könnyebben kommunikálnak egymással. Sonkolyné Varga Emília a szoftver előnyét abban látja, hogy míg egy állandóan változó Excel táblázat körbeküldözgetésével nehezen boldogulnának a különböző alegységek, és valahol óhatatlanul is hibáznának adatbevitel közben, a ProAnt rendszer használatával minden bejelentkezett felhasználó az éppen aktuális helyzetet látja. Ilyen módon könnyebb az egymás közti kommunikáció és a munkatervezés is.
Mindig naprakész
„A ProAnt rendszert folyamatosan fejlesztjük, mindig az aktuális pályázatok elszámolási útmutatójához illesztjük a programot. Nagyon fontos, hogy rugalmasak legyünk, azonnal tudjunk reagálni a vállalkozások igényeire” - mondja Török Tibor.
Konzorciumokra is
A cégvezető elárulta, hogy a szoftvert a Szegedi Tudományegyetemmel közösen fejlesztették ki, hogy a komolyabb adminisztrációval bíró pályázatok esetében megkönnyítsék az elszámolási, adatrögzítési munkákat. Időközben, a tapasztalatok begyűjtésével ráébredtek arra is, hogy az új pályázati ciklus kezdetén bizony van igény olyan programokra, melyek a statikus táblázatkezelés helyett már megoldják a többfelhasználós, vagy konzorciumban működő pályázati partnerek okozta kihívásokat is. Ahogy egyre többen használják a programot, úgy nő a pénzügyi tanácsadásra is az igény, ezért minden pályázati kiírásra egy elszámolási kisokost is beleépítenek a programba, arra az esetre, ha a felhasználó elakadna például abban, hogy egy bizonyos számlát hova könyveljen, illetve egyáltalán elkönyveljen-e.
Az árképzésük ugyanakkor egyszerű: az elnyert pályázati összeg 2 ezrelékét kérik egy éves használat esetén, ami elnyert milliónként mindössze 2.000.- forint.
